Внедрение систем автоматизации

Автоматизация торговли на сегодняшний день становится обязательным стандартом для торговых предприятий любого формата поскольку позволяет обеспечить качественную работу магазинов и обслуживание клиентов, превращает продажу в управляемый процесс с возможностью прогнозировать события и влиять на конечный результат. Общим для всех решений по автоматизации предприятий торговли является использование современной кассовой техники ПОС-систем, программного обеспечения (товароучетного и кассового), оборудования для работы со штрих-кодом.

ООО «ЦТО ККМ» предлагает и Вам автоматизировать работу магазина на основе программного обеспечения и торгового оборудования компании «ШТРИХ-М».

Сотрудники ИТ-отдела ООО «ЦТО ККМ» помогут Вам:

1. Оперативно и квалифицированно ответить на вопросы относительно особенностей применения оборудования и программного обеспечения.
2. Сделать предпроектное обследование Вашего магазина на предмет внедрения.
3. Разработать проект автоматизации Вашего магазина.
4. Определить необходимый для проекта автоматизации перечень и количество оборудования, которое по своим качественным характеристикам и техническим возможностям в наибольшей степени отвечает требованиям и пожеланиям клиента.
5. Выбрать оптимальное для поставленной задачи программное обеспечение.
6. Подготовить сотрудников Заказчиков к работе с внедряемым товароучетным ПО.
7. Произвести закупку выбранного торгового оборудования по ценам поставщика.
8. Установить, настроить и осуществить запуск торгового оборудования.
9. Настроить связь торгового оборудования с товароучетным ПО.

Предоставят ИТ-поддержку Системы на основании договора, заключенного по выбранному клиентом варианту ИТ-поддержки.

Заказчику следует убедиться в наличии у поставщика решения продуманной технологии проектирования и внедрения Системы автоматизации. Как показывает наша практика, большинство предприятий торговли укладываются в решение по стандартной схеме автоматизации. Процесс автоматизации всегда начинается с исследования деятельности предприятия Заказчика и построения модели «как должно быть».

1. Предварительные переговоры:

• Определение цели проекта автоматизации;
• Постановка задач клиентом;
• Выявление потребностей Заказчика посредством анкетирования;
• Представление маркетинговой информации по оборудованию и ПО.

2. Предпроектное обследование на предмет внедрения.

Целью предпроектного обследования является анализ текущей ситуации в компании-заказчика, определение требований и пожеланий, оценка предстоящего объема работ. В ходе обследования накапливается, систематизируется и анализируется общая информация о Заказчике, а именно: программно-техническая оснащенность, бизнес-процессы, квалификация персонала, ответственные за различные участки сотрудники Заказчика, их полномочия, зоны ответственности и способы взаимодействия с ними.

Предпроектное обследование предприятия позволяет наметить пути автоматизации, эффективно распределить ресурсы, оптимизировать, при необходимости, существующую систему учета и избежать дополнительных финансовых и временных затрат.

3. Составление коммерческого предложения:

КП содержит состав и стоимость ПО и торгового оборудования, необходимого для проекта автоматизации, а также этапы работ и общую стоимость услуг по внедрению.

4. Формирование внедренческого пакета Заказчика:

На данном этапе происходит согласование и подписание договора внедрения Системы автоматизации с Заказчиком, утверждение календарного плана выполнения работ, выписка и передача Заказчику счетов на предоплату оборудования и ПО, на предоплату подготовки пользователей Заказчика к работе с товароучетным ПО.

5. Оплата счета:

Оплата Заказчиком счета на оборудование и программное обеспечение, счета на подготовку пользователей Заказчика к работе с товароучетным ПО, в соответствии с календарным планом.

6. Подготовка пользователей бэк-офиса заказчика к работе с товароучетным ПО:

Консультации сотрудникам бэк-офиса Заказчика по работе с товароучетным ПО в соответствии с графиком в помещении ООО «ЦТО ККМ».

7. Прокладка сети и установка дополнительного компьютерного оборудования:

Прокладка и настройка сети. Установка и настройка дополнительных рабочих мест.

8. Установка и настройка программного обеспечения:

Установка программного обеспечения. Настройка ПО под требования Заказчика. Заполнение начальных настроек. Подготовка электронного справочника товаров персоналом Заказчика.

9. Установка, подключение и настройка оборудования:

Установка, подключение и настройка оборудования на рабочих местах пользователей. Проверка работоспособности всей Системы и торгового оборудования на тестовом примере.

10. Ввод данных в Систему Заказчика:

Настройка параметров учета базы данных, оприходование товаров согласно результатам проведенной инвентаризации и ввод др. необходимых данных Заказчика.

11. Запуск компьютерно-кассового комплекса:

Этап, включающий в себя внедрение и передачу Системы автоматизации в промышленную эксплуатацию.

12. Постпусковое сопровождение Системы:

Сопровождение Системы после запуска в эксплуатацию в течение 2-х недель, по согласованному с Заказчиком графику.

Планируя проведение автоматизации, заказчики должны понимать и осознавать цели проекта автоматизации с точки зрения бизнеса. Должен быть серьезный, осознанный подход к таким вопросам, как:

• «Зачем внедрять?»
• «Что внедрять?»
• «С кем внедрять?»

Руководство магазина должно четко представлять себе, что для проведения автоматизации потребуются:

1. Дополнительные расходы на подбор и приобретение оборудования и ПО. Понимание того, что недостаточно все купленное расставить по местам и все само заработает.

2. Дополнительные расходы на оплату работ по внедрению.

3. Набор персонала на обслуживание Системы.

4. Обучение всего персонала в магазине, возможно смена людей на более квалифицированных сотрудников, готовых воспринимать новые методы торговли.

5. Потребуются Ваши самостоятельные усилия:

• подготовка электронного справочника товаров и услуг;
• присваивание товарам штрих-кода;
• проведение инвентаризации к моменту запуска проекта;
• этикетирование;
• расстановка на витринах и фасование товаров (если необходимо).

6. Организация жесткой исполнительной дисциплины – ненадлежащее выполнение своих обязанностей одним сотрудником может привести в худшем случае к остановке всего магазина.

7. Организация документооборота для достаточного отражения движения товаров между центрами ответственности в магазине.

С переходом на АСУ торгово-технологические процессы подвергнуться изменениям. Помимо изменения документооборота, способа отчетности и определения материальной ответственности, появляется достаточно трудоемкий процесс отражения товарооборота в АСУ. И в этом процессе особое место занимает процесс приемки товара.

Если раньше после прохождения приемки по количеству и качеству товар сразу подавался в торговый зал, то при АСУ информацию о товаре необходимо сначала внести в информационную базу с назначением цены продажи единицы товара, а затем только передавать в торговый зал. Если информацию о товаре не внести в Систему, продать товар будет невозможно.

Общим для всех решений по автоматизации п/п розничной торговли является –

1. Использование ПОС-систем - автоматизированных рабочих мест кассира (комплекс, включающий в себя компьютер, фиск. Регистратор, монитор, денежный ящик, дисплей на покупателя) позволяет повысить качество обслуживание покупателя в сравнении с привычными ККМ.

2. Использование программного обеспечения – кассовых и товароучетных программ – дают доступ ко всем возможностям современного уровня торговли и ведения учета на п/п.

3. Использование оборудования для работы со штрих-кодом – обеспечивает скорость и точность обслуживания покупателей. На сегодняшний день это самый эффективный способ борьбы с очередями, увеличения пропускной способности п/п, минимизации ошибок и полный контроль за действиями кассира.

Выбирая Систему автоматизации, не нужно забывать, что Вы выбираете не только инструмент работы – Вы выбираете партнера, эффективное сотрудничество с которым – залог успеха проекта по внедрению Системы.

Столкнувшись с проблемой выбора компании-интегратора автоматизации владелец вынужден оценить во многом схожие решения. При принятии окончательного решения об автоматизации необходимо проанализировать предложение фирм по следующим критериям:

1. Весь ли комплекс услуг вам предложен:

• обсуждается ли концепция будущего магазина;
• представлена ли возможность ознакомиться с работой ПО;
• представлена ли возможность посмотреть работающие магазины, которые были автоматизированы данной компанией;
• производиться ли обучение персонала;
• представляется ли дальнейшее тех.обслуживание кассовой техники и торгового оборудования;

2. В какие сроки предлагается провести все работы от поставки оборудования до запуска магазина, включая обучение персонала.

Важным фактором выбора компании-интегратора для проекта автоматизации является наличие в штате потенциального исполнителя компетентных сотрудников. Необходимо помнить, что только специалисты, сертифицированные по программным продуктам, имеющие многолетний опыт внедрений могут выполнить на хорошем профессиональном уровне проект автоматизации п/п розничной торговли любого формата и обеспечить бесперебойную работу всего магазина.

Успех проекта напрямую зависит и от применяемой технологии. У поставщика решения должна быть четко продумана технология проектирования и внедрения Систем автоматизации на п/п розничной торговли. Обговаривание «карты решения» до начала работ по внедрению Системы обеспечивает целенаправленный и согласованный выбор решений автоматизации, дает руководству Заказчика ясное понимание функциональных и организационных рамок проекта внедрения.

Необходимо помнить, что интегратор становится партнером компании на долгое время и необходимо заранее убедиться в его возможности выстраивать стабильные, долгосрочные отношения, оперативно реагировать и решать проблемы клиента, возникающие в процессе ежедневной эксплуатации Системы. Взглянуть на компанию-внедренца с этого ракурса возможно оценив организацию и стандарты работы ИТ-отдела.